ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PENAGIHAN PIUTANG PENJUALAN

 

RENI OKTA DINARWETI

1900311320011

(Universitas Lambung Mangkurat)

ABSTRAK

Penelitian ini menetapkan metode deskriptif kualitatif yang tujuannya untuk mengetahui sistem dan prosedur penagihan piutang penjualan kredit pada PT. Simpatik Borneo Utama. Dari hasil analisa yang dilakukan menunjukkan bahwa PT. Simpatik Borneo Utama memiliki sistem dan prosedur penagihan piutang yang terdiri dari fungsi dan dokumen yang terkait, tetapi fungsi dan dokumen tersebut terdapat kesalahan di dalamnya dan belum berjalan dengan baik, selain itu PT. Simpatik Borneo Utama juga tidak memiliki Standard Operating Procedure (SOP) sebagai pedoman kerja bagian penagihan dalam melakukan penagihan piutang. Sehingga diperlukan sistem dan prosedur penagihan yang tepat guna terlunasinya piutang di PT. Simpatik Borneo Utama.

Kata Kunci: Sistem dan Prosedur, Penagihan Piutang, Penjualan Kredit

PENDAHULUAN

            Penjualan kredit pada perusahaan akan menimbulkan piutang. Piutang adalah tagihan berupa uang yang terjadi karena adanya transaksi di masa lalu dan harus dilunasi dalam waktu yang sudah ditentukan, sehingga diperlukan sistem dan prosedur penagihan piutang agar piutang tersebut dapat terlunasi.

Sistem dan prosedur penagihan piutang harus diperhatikan dan dijalankan sesuai dengan yang ditetapkan serta disetujui antara perusahaan dan konsumen. Sistem adalah suatu elemen atau komponen-komponen yang saling berinteraksi dan berhubungan satu sama lain untuk mencapai tujuan yang sama agar terbentuk suatu struktur yang terintegritas. Prosedur adalah rangkaian langkah-langkah, aktivitas, dan proses yang dikerjakan oleh satu orang atau lebih agar dapat mencapai suatu tujuan. Pada suatu perusahaan juga diperlukan adanya Standard Operating Procedur (SOP) yaitu pedoman yang dibuat oleh perusahaan sebagai tahapan aktivitas kerja yang dilakukan oleh karyawan. Standard Operating Procedure (SOP) digunakan sebagai pedoman baku sehingga aktivitas di suatu perusahaan dapat berjalan secara terinci, tepat dan konsisten.

            PT. Simpatik Borneo Utama adalah perusahaan yang aktivitas utamanya berada di bidang penjualan elektronik untuk kebutuhan rumah tangga dan industri. Sistem penjualan pada PT. Simpatik Borneo Utama terdiri dari penjualan tunai dan penjualan kredit. Penjualan terbesar pada PT. Simpatik Borneo Utama yaitu penjualan kredit. Penjualan kredit di PT. Simpatik Borneo Utama menimbulkan piutang, sehingga untuk melunasi piutang tersebut PT. Simpatik Borneo Utama melakukan penagihan piutang dengan menetapkan sistem dan prosedur penagihan piutang. 

            Penagihan piutang pada PT. Simpatik Borneo Utama memiliki sistem dan prosedur yang digunakan. Sistem penagihan piutang pada PT. Simpatik Borneo Utama terdiri dari fungsi dan dokumen yang terkait, tetapi fungsi dan dokumen terseut terdapat kesalahan didalamnya dan belum berjalan dengan baik. Hal ini menyebabkan kurang optimalnya sistem penagihan piutang di PT. Simpatik Borneo Utama.

            Pada PT. Simpatik Borneo Utama juga tidak terdapat prosedur penagihan piutang yang ditandai dengan tidak dimilikinya Standard Operating Procedure (SOP) penagihan piutang sebagai panduan bagian penagihan dalam melakukan penagihan piutang. Kondisi ini menyebabkan bagian penagih yang tidak menggunakan prosedur tertentu saat melakukan penagihan sehingga banyak konsumen yang terlambat membayar dan menunggak selama berbulan-bulan. Hal ini menyebabkan terjadinya penumpukkan data piutang konsumen. berikut ini data piutang di PT. Simpatik Borneo Utama.

 

Tabel 1.1

Data Piutang pada PT. Simpatik Borneo Utama

Tahun 2017-2021

Tahun	Total Piutang	Persentase Piutang	Omset Pertahun
2017	148.642.000	21,82%	4.446.540.000
2018	155.476.000	22,83%	4.364.316.000
2019	311.071.000	45,68%	2.225.472.000
2020	43.221.000	6,35%	5.958.324.000
2021	22.642.000	3,32%	6.230.024.000

 

            Berdasarkan data diatas dapat diketahui jumlah piutang sangat tinggi setiap tahunnya. Kondisi ini membuktikan bahwa terjadi permasalahan dalam sistem dan prosedur penagihan piutang di PT. Simpatik Borneo Utama, yaitu sistem yang digunakan belum berjalan dengan baik dan prosedur penagihan yang tidak menetapkan Standard Operating Procedure (SOP).

            Maka dari itu diperlukan sistem dan prosedur penagihan piutang yang baik guna terlunasinya piutang di PT. Simpatik Borneo Utama. Dari situlah penulis tertarik melakukan penelitian dengan judul “ANALISIS SISTEM DAN PROSEDUR PENAGIHAN PIUTANG PENJUALAN KREDIT PADA PT. SIMPATIK BORNEO UTAMA”.

Rumusan masalah

·         Bagaimana sistem dan prosedur penagihan piutang penjualan kredit pada PT. Simpatik Borneo Utama?

HASIL PENELITIAN DAN PEMBAHASAN

Langkah awal yang penulis kerjakan yaitu melihat sistem penagihan piutang di PT. Simpatik Borneo Utama. Sistem penagihan piutang pada PT. Simpatik Borneo Utama terdiri dari fungsi dan dokumen terkait, berikut ini penjelasannya:

1.    Fungsi yang Terkait

a.       Fungsi Penagihan, yaitu fungsi yang dilakukan oleh Collector dan memiliki tanggung jawab dalam melakukan penagihan piutang kepada konsumen dengan mengunjungi rumah konsumen.

b.      Fungsi Piutang, yaitu fungsi yang diakukan oleh Admin Account Receivable (Adm A/R) dan memiliki tanggung jawab dalam melakukan pencatatan di kartu A/R, dan memberikan kwitansi penagihan kepada Collector yang ingin menagih konsumen dan kemudian kwitansi tersebut dicatat pada Daftar Penyerahan Kwitansi (DPK).

c.       Fungsi Kas, yaitu fungsi yang dilakukan oleh kasir dan memiliki tanggung jawab seperti mengatur keuangan perusahaan dan menginput penerimaan serta pengeluaran uang perusahaan.

d.      Fungsi Akuntansi, yaitu fungsi yang dilakukan oleh Staff Accounting yang tugasnya yaitu melakukan pencatatan dan membuat faktur.

 

2.    Dokumen yang Terkait

a.       Kwitansi, yaitu dibuat 2 lembar, 1 lembar sebagai bukti pembayaran konsumen yang lunas, dan 1 lembar sebagai arsip Collector yang akan diserahkan kepada Admin Account Receivable untuk dilakukan proses pencatatan.

b.      Collection Report-Indoor, yaitu hasil laporan penagihan melalui pembayaran lewat Showroom (Kantor PT. Simpatik Borneo Utama) yang dibuat oleh Admin Account Receivable.

c.       Collection Report-Outdoor, yaitu hasil laporan penagihan melalui pembayaran lewat Collector yang dibuat oleh Admin Account Receivable.

d.      Daftar Penyerahan Kwitansi (DPK), yaitu daftar yang dibuat oleh Admin Account Receivable ketika mengeluarkan kwitansi untuk diberikan kepada Collector.

e.       Buku Janji Bayar, yaitu janji bayar yang diterbitkan perusahaan kepada konsumen apabila konsumen meminta perpanjangan waktu pembayaran. Buku janji bayar diterbitkan apabila ada kesepakatan antara perusahaan dan konsumen

f.       Surat Pemberitahuan Tarik Barang, yaitu surat yang diberikan perusahaan kepada konsumen apabila konsumen tidak mampu membayar tagihan. Surat ini digunakan perusahaan dalam menarik barang yang ada di rumah konsumen.

g.      Bukti Sektor Bank, yaitu bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank dan dibuat oleh fungsi kas yaitu kasir

Berdasarkan penjelasan diatas, penulis menambahkan fungsi dan dokumen terkait pada sistem penagihan piutang di PT. Simpatik Borneo Utama. Pada fungsi yang terkait ditambahkan fungsi sekretariat dan fungsi pemeriksa intern. Pada dokumen yang terkait ditambahkan dokumen surat pemberitahuan dan daftar surat pemberitahuan. Berikut ini rincian penjelasannya:

1.    Fungsi yang Terkait

a.       Fungsi Sekretariat, yaitu fungsi yang dapat dilakukan di bagian Admin Account Receivable dalam membuat surat pemberitahuan penagihan.

b.      Fungsi Penagihan, yaitu fungsi yang dilakukan oleh bagian penagih yaitu Collector dan memiliki tanggung jawab atas penagihan kepada debitur dengan didasari oleh daftar piutang yang tertagih

c.       Fungsi Kas, yaitu fungsi yang dilakukan oleh bagian kasir dan memiliki tanggung jawab dalam mengatur keuangan perusahaan dan menginput penerimaan serta pengeluaran uang perusahaan.

d.      Fungsi Akuntansi, fungsi ini dapat dilakukan di bagian Staff Accounting yang tugasnya yaitu melakukan pencatatan dan membuat faktur yang akan diberikan kepada bagian yang berwenang. Fungsi ini juga dapat dilakukan oleh Admin Account Receivable yang tugasnya yaitu melakukan pencatatan di kartu A/R dan membuat kwitansi

e.       Fungsi Pemeriksa Intern, yaitu fungsi yang dapat dilakukan oleh kepala cabang dalam melakukan auditor intern.

 

2.    Dokumen yang Terkait

a.       Surat Pemberitahuan, yaitu surat yang dapat dibuat oleh Admin Account Receivable

b.      Daftar Surat Pemberitahuan, yaitu daftar yang dapat dibuat oleh fungsi sekretariat atau fungsi penagih

c.       Kwitansi, yang dapat dibuat oleh Admin Account Receivable sebanyak 2 lembar

d.      Collection Report-Indoor, yang dapat dibuat oleh Admin Account Receivable sebagai hasil laporan penagihan melalui pembayaran lewat Showroom (Kantor PT. Simpatik Borneo Utama)

e.       Collection Report-Outdoor, yang dapat dibuat oleh Admin Account Receivable sebagai hasil laporan penagihan melalui pembayaran lewat Collector.

f.       Daftar Penyerahan Kwitansi (DPK), yang dapat dibuat oleh Admin Account Receivable ketika mengeluarkan kwitansi untuk diberikan kepada Collector.

g.      Buku Janji Bayar, yaitu janji yang diterbitkan perusahaan kepada konsumen apabila konsumen meminta perpanjangan waktu pembayaran

h.      Surat Pemberitahuan Tarik Barang, yaitu surat yang diberikan perusahaan kepada konsumen apabila konsumen tidak mampu membayar tagihan. Surat pemberitahuan tarik barang ini dibuar oleh Admin Account Receivable

i.        Bukti Sektor Bank, yaitu bukti penyetoran kas yang diterima dari piutang ke bank dan dibuat oleh fungsi kas yaitu kasir.

Pada PT. Simpatik Borneo Utama tidak memiliki Standard Operating Procedure (SOP)  yang berlaku. Berikut ini prosedur PT. Simpatik Borneo Utama dalam melakukan penagihan piutang:

1.    Langkah pertama yaitu bagian piutang memberikan daftar piutang kepada bagian Admin Account Receivable (Adm A/R)

2.    Admin Account Receivable (Adm A/R) akan membuat kwitansi penagihan. Kwitansi dibuat 2 lembar, 1 lembar lunas untuk konsumen, dan 1 lembar lagi untuk arsip Collector.

3.    Kemudian, kwitansi yang sudah dicetak Admin Account Receivable (Adm A/R) diberikan kepada Collector

4.    Admin Account Receivable (Adm A/R) akan menulis di Daftar Penyerahan Kwitansi (DPK)

5.    Collector akan melakukan penagihan dengan mengunjungi rumah konsumen.

6.    Setelah Collector selesai melakukan penagihan, Collector akan memberikan uang hasil penagihan ke kasir, dan memberikan 1 lembar kwitansi kepada Admin Account Receivable (Adm A/R) untuk dilakukan proses selanjutnya.

7.    Admin Account Receivable (Adm A/R) akan menghitung pembayaran konsumen dan dikurangi besaran angsuran yang tertunggak sebelumnya. Kemudian, dicatat di kartu A/R.

8.    Setelah melakukan perhitungan, Admin Account Receivable (Adm A/R) akan mencatat lagi pembayaran konsumen di collection report-outdoor yaitu pembayaran melalui Collector dan mencatat pembayaran konsumen di collection report-indoor yaitu pembayaran lewat showroom.

PT. Simpatik Borneo Utama tidak memiliki Standard Operating Procedure (SOP) dalam penagihan piutang, sehingga penulis menambahkan Standard Operating Procedure (SOP) penagihan piutang pada PT. Simpatik Borneo Utama agar Collector memiliki pedoman kerja dalam melakukan penagihan piutang.

 

 

Flowchart Prosedur Penagihan Piutang pada PT. Simpatik Borneo Utama

Bagian Piutang	Bagian Adm A/R	Bagian Penagihan	Bagian Kasir
DPD= Daftar Piutang yang ditagih	DPK = Daftar penyerahan kwitansi	Diberikan ke Admin A/R

 

KESIMPULAN

Berdasarkan penjelasan yang sudah diuraikan diatas, maka dapat disimpulkan sebagai berikut yaitu:

1.      Pada PT. Simpatik Borneo Utama, sistem yang ditetapkan yaitu terdiri dari fungsi dan dokumen yang terkait belum optimal dan terdapat kesalahan di dalamnya. Hal ini menyebabkan sistem pada PT. Simpatik Borneo Utama belum berjalan dengan baik dan semestinya

2.      Pada PT. Simpatik Borneo Utama tidak terdapat Standard Operating Procedure (SOP) dalam penagihan piutang. Hal ini menyebabkan bagian penagih tidak memiliki pedoman kerja dalam melakukan penagihan piutang.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

DAFTAR PUSTAKA

Asmara, Rini (2016) Sistem Informasi Pengolahan Data Penanggulangan Bencana Pada Kantor Badan Penanggulangan Bencana Daerah (BPBD) Kab. Padang Pariaman. Jurnal J-Click Vol 3

Efendi, Mohamad Johan dan Dwi Dewianawati  2021. Manajemen Keuangan. Yogyakarta : PT. Bintang Pustaka Madani

Fitriani, Uci (2016) Pengaruh Sistem Penjualan Kredit di PT. Surya Putra Sumatera Raya II Pasir Putih Pasir Pengaraian Terhadap Penarikan Sepeda Motor Yamaha.

Mulyadi. (2016). Sistem Informasi Akuntansi.Jakarta: Salemba Empat

Nur’Aini, F. (2020) Panduan Lengkap Menyusun Standard Operating Procedure (SOP) dan Key Performance Indicators (KPI). Yogyakarta : Anak Hebat Indonesia

Prawiranegara, B (2014) Peranan Sistem Penagihan Piutang Dalam Meningkatkan Efektivitas Pengendalian Intern Piutang. Jurnal Wawasan dan Riset Akuntansi

Noor, Max A., dan Mirza Maulinarhadi (2013). Sistem Informasi Akuntansi pada Aplikasi Administrasi Bisnis. Malang : Elektronik Pertama dan Terbesar di Indonesia

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Berkas PDF